Transparenz entscheidet. Im gesamten Ankaufsprozess
Die Schlussbesprechung ist ein fester Bestandteil jedes Ankaufsprozesses. Zu DIFA-Zeiten von Jürgen Ehrlich eingeführt, geht sie jedem Abschluss eines Kaufvertrages voraus. 30–40 Mal im Jahr.
„Bei einem Immobilienkauf sind regelmäßig eine Vielzahl von internen und externen Entscheidungsträgern beteiligt. Bei der Schlussbesprechung kommt der geballte Sachverstand intern wie extern zusammen – und alle Fakten abschließend auf den Tisch“, sagt Dr. Frank Billand, ehemaliges Geschäftsführungsmitglied der Union Investment Real Estate GmbH. Auf der Grundlage von eingehenden Analysen und Gutachten werden hier zwingend notwendige technische Sanierungsarbeiten, Vorbehalte im Kaufvertrag oder auch Preiszugeständnisse benannt, intensiv diskutiert und gegebenenfalls vertraglich berücksichtigt.
Ein Pflichttermin, der sorgfältig vorbereitet wird
Bereits im Vorfeld der Schlussbesprechung werden alle Untersuchungen und Verhandlungen zu einem vorläufigen Abschluss gebracht. Die Erkenntnisse über das potenzielle Ankaufsobjekt gehen in den Entscheidungsprozess ein. „Es wird sichergestellt, dass das Objekt für uns und unsere Anleger nicht mit Überraschungen aufwartet. Die Schlussbesprechung hat sich als ein wichtiges Instrument der Qualitätssicherung und des Qualitätsmanagements fest bei uns etabliert“, sagt Dr. Billand. Mit der Schlussbesprechung ist meist jedoch noch lange nicht Schluss.
Noch während der Sitzung wird das Ergebnisprotokoll – oft eine große Aufgabenliste – erstellt und unmittelbar im Anschluss verteilt. Alle Beteiligten wissen, was bis zur Unterzeichnung des Kaufvertrags noch zu erledigen ist. Bei einem Umfang von 30 bis 40 Ankaufstransaktionen im Jahr nimmt die Schlussbesprechung einen wichtigen Raum in den Terminkalendern der beteiligten Experten aus den Bereichen Fonds-, Investment- und Asset-Management sowie der Valuation ein. Aber auch externe Spezialisten aus dem Research, Technik und Umwelt sorgen mit ihren Erkenntnisse und Erfahrungen für Transparenz im Ankaufsprozess. „Durch diesen Feuerreifen müssen alle springen“, so Dr. Billand. „Das gelingt ganz gut auch ohne Peitsche.“